☑ 회의와 성숙한 회의 문화를 정착하자! -2부

2부 : 회의와 회원의 자세

 

A. 회의

B. 회원과 회원의 자세

c. 회의 진행법

 

A. 회의

1. 회합과 회의(Meeting & Conference=컨퍼런스)

◉회합(Meeting)

◇여러 사람이 한 장소에 모여 말을 통하여 의견을 교환하며, 의사를 전달하고, 이해하며 공통의 목적을 위해 인간적인 상호작용을 하는 것을 총칭하는 것

◇가족회의, 회사조회, 토론회, 위원회, 발표회, 연구회, 기념회, 조정회의, 보고회, 친목회, 기업 내의 회의 등두시람 이상이 모여 서로 상의하고 의논하는 모든 모임을 말한다.

◇회합은 목적을 통한 서로의 인간 상호작용이 강하고 약할 수도 있다

◉회의(Conference)

◇두 사람 이상이 모인 회합의 일종으로 강한 목적의식을 위해 모인 것으로 목적이 뚜렷한 것을 의논하기 위해 격의 없이 토의(discussion)라고 하는 방법을 취하는 것을 말한다.

※회합(Meeting) 은 상호작용이 약한 보통의 모임

※회의(Conference) 는 상호작용이 강한 모임

 

※대화와 회화

※토론과 토의

 

2. 회의의 정의

특정의제 또는 문제를 탐구하기 위하여 여러 의견이나 정보를 교환하여 공통의 이해와 의견의 일치를 위해 행동하는 하나의 회합을 말한다

 

3. 회의 조건

(1) 목적이 뚜렷해야 한다.

(2) 토의가 있어야 한다.

(3) 목적을 달성하려는 노력이 있어야 한다.

(4) 사회자가 있어야 한다.

4. 회의 필요성

(1) 중지를 모아 창의를 이끌어 내어 보다 나은 결정을 하는데 필요하다.

(2) 많은 사람이 참여하게 되므로 조직내의 팀웍을 이루는데 필요하다

(3) 각자의 발언을 통하여 자연히 자기자신의 역할에 대한 책임감을 자각하는데 필요하다.

(4) 각자의 지식과 경험을 계통적으로 조직화할 수 있는 기회를 갖는데 필요하다.

(5) 조직 활성화가 이루어지고 관련 책임을 명확하게 하는데 필요하다.

 

B. 회원(會員)과 회원의 자세

1, 회원

회(會)를 조직 한사람이거나 회의 목적에 찬성하여 참여한 자연인으로써 정관이 정하는 권리와 의무를 가질 수 있는 사람.

※회원의 권리

• 참여권 • 발언권 • 의결권

 

2. 회원이 알아야 할 일

(1) 회칙을 잘 알아야 한다.

(2) 회의의 성격을 분명히 알아야 한다.

(3) 회원은 누구나 발언권을 청구할 수 있다.

(4) 질문은 언제든지 할 수 있다.

(5) 회원이나 회장이 규칙을 어기면 누구든지, 언제든지 “규칙이요”라고 말하고 항의 할 수 있다.

(6) 재론(번안동의)은 반대편에서는 일으킬 수 없다.

(7) 회의 진행법을 배워 알아야 한다.

 

3. 회원이 지킬 일

(1) 회의시간을 꼭 지켜야 한다.

(2) 의장의 판단을 따라야 한다.

(3) 사회자의 안내를 따라야 한다.

(4) 결의 된 사항은 실행해야 한다.

(5) 야유는 야비한 행동이니 말아야 한다.

(6) 기권은 될수록 하지 말아야 한다.

(7) 서로 예의를 지켜야 한다.

(8) 서로 질서 유지에 힘써야 한다.

 

4. 회의 참석회원의 유의사항

(1) 회의 개회시간은 반드시 지킨다.

(2) 반드시 필기도구를 준비한다.

(3) 의견은 반드시 발표하도록 노력한다.

(4) 다른 회원의 설명이나 의견을 잘 듣는다.

(5) 회의 도중에 퇴장하지 않는다.

(6) 반대를 위한 반대의견을 삼가 한다.

(7) 발언을 요령 있고 간단하며, 분명하게 한다.

(8) 다른 사람을 공격하는 것 같은 언동을 삼가 한다.

(9) 질문이나 의견은 참석한 회원 전원이 공감할 수 있도록 한다.

(10)실제 근거나 확실한 자료에 바탕을 둔 발언을 하도록 노력한다.

(11)체험담을 이야기하도록 한다.

(12)이해하기 어려운 전문용어나 말은 사용하지 않는다.

 

5. 회의에 참가한 회원이 노력해야 할 일

(1) 감정적이 아니고 이성적으로 생각하는 습관을 배양해야 한다.

(2) 문제를 풀기 위하여 기탄없이 의논하도록 노력한다.

(3) 문제의 대상을 조사 연구한다.

(4) 사실을 존중한다.

(5) 급하게 결론을 내리지 말고, 항상 자신이 내린 결론을 한 번 더 검토해보는 습관을 기 른다.

(6) 항상 이야기를 들을 때나 자료를 읽을 때는 메모를 하고 노트 하여 내용을 종합하여 쓰고 말하는 연습을 한다.

(7) 자기가 말하거나 쓸 때는 다음 세 가지 - 정학, 간단, 명료 - 그리고 자기의 언어습관 에 자기비판을 잊지 말아야 한다.

(8) 항상 겸허하게 그러면서 자기 신뢰를 높인다. 그러나 교만해서는 안 된다.

 

6. 회의 참가자의 마음가짐

『회의는 참가자 전원의 것이다.』

(1) 지나치게 많은 말을 하지 않으며, 지나치게 침묵을 지키지 않는다.

(2) 상대방의 말을 막지 않고, 일단 먼저 들어보는 자세로 임한다.

(3) 자신감을 가지고 자신의 생각(의견)을 솔직하게 말하는 자유로운 기분을 가진다.

(4) 열매가 많은 것은 의견이 많기 때문이다. 마무리하기 곤란하다고 해서 의견을 삭제하 지 않는다.

(5) 남의 말끝에 편성하지 않는다.

(6) 사담은 즐겁지만 회의의 흐름에서 벗어나는 사고의 원인이 된다. 그것을 느낀 사람은 누구나 주제에 바로 돌아오게 해야 한다.

(7) 회의 참석자는 분위기, 영향, 내용을 바로 파악해야 한다.

 

7. 회원이 해서는 안 되는 일

(1) 의장을 불렀다고 해서 승인 없이 발언을 해서는 안 된다.

(2) 동의는 부정형으로 내서는 안되며 반드시 긍정형이라야 한다.

(3) 의장에게는 의사 절차에 관한 것 이외는 질문해서는 안 된다.

(4) 자기 발언 중에 누가 의사진행에 대하여 이의를 신청하였을 때에는 곧 자리에 앉아야 한다.

(5) 토의 중에 다른 회원의 일에 언급할 때에는 그 이름을 나타내서는 안 된다. “저의 왼 편 분” 이라든지 무슨 다른 방법으로 말한다.

(6) 단체의 회원은 모두 서로 평등하다는 것을 잊어서는 안 된다.

(7) 동의는 될 수 있는 대로 명료하고 간단한 말로 나타내야 한다.

(8) 휴회의 동의가 나왔을 때 일어서서는 안 되고 의장이 휴회의 선포를 할 때까지는 앉아 있어야 한다.

(9) 회원 간에 서로 말해서는 안 되며 모두 의장을 향해 발언해야 한다.

(10)발언권을 얻지 않아도 말 할 수 있는 예외를 제외하고는 발언 중에 있는 회원을 방해 해서는 안 된다.

 

C. 회의 진행법

1.회의진행법이란?

한 집단의 총의를 결정하려고 할 경우 일정한 원칙을 바탕으로 하여 다수의 횡포를 예방하고 소수의 지배를 막으면서 전체 의사의 공통분모를 찾는 가장 편리한 방법을 말한다.

▶3대 정신 : 예의, 질서, 참여

 

2. 회의규칙의 원칙

(1) 회의 공개의 원칙

회의는 공개된 가운데 행하여짐을 원칙으로 한다. 그러나 절대적인 것이 아니다.

(2) 정족수의 원칙

정족수는 실수인 재적수와 법정의 정족수들이 있다.

(3) 일 의제의 원칙

회의에서는 언제나 한 의제씩만을 다루어야 한다.

(4) 발언자유의 원칙

언론의 자유는 헌법이 보장하는 기본적 인권이다. 그러나 악용 또는 남용해서 의 사 진행을 방해해서는 안 된다.

(5) 폭력의 부정

폭력은 어떠한 경우라도 용납 될 수 없다.

(6) 회원 평등의 원칙

남녀노소 빈부귀천을 막론하고 그 회의의 일원인 이상 어떠한 차별도 있을 수 없 는 것이 회원평등의 원칙이다.

(7) 과반수 또는 다수결의 원칙

가부동수일 때는 부편을 드는데 아량 있는 처사이나 JC정의에는 의장이 결정권을 가진다.

(8) 소수의견의 존중

다수결의 원칙은 소수의 의견을 존중한다는 정신이 선행되어야 비로소 힘을 발휘 할 수 있다.

(9) 일사부재리의 원칙

일단 부결이 된 의안은 그 회기 중엔 다시 상정시키지 않는다.

(10) 회기불계속의 원칙

어떤 회기에서 상정된 의안이 그 회기 중에 의결되지 않았을 경우 그 의안은 폐 기되어 버리는 것을 말한다.

 

3. 동의가 표결까지 진행되는 순서

A. 발언권을 얻는다.

B. 동의(動議)(의견)을 제출한다.

C. 동의(同議)를 제창한다.

D. 의장이 그 동의를 선포한다.

E. 토론한다. 제안 설명, 질문, 토론, 수정(개의), 재수정안(재개의). 토론종결

F. 표결의 부친다.

G. 의장은 표결의 결과를 발표한다. 위의 A.B.C는 의안(동의)이 회의 전에 미리 제 출 되어 의사일정이 올라올 경우는 생략한다.

 

※동의(動議)

회의(會議) 중(中)에 토의(討議)에 부치기 위(爲)하여 예정(豫定)된 의안(議案) 이외(以外)의 사항(事項)을 회원(會員)이 제출(提出)함

자기 의견의 발표는 구체적으로 “ㅇㅇㅇ을 이러이러하게 하자”는 식으로 어떤 행동을 취할 것을 다른 회원들에게 권유하는 뜻을 가지고 있어야 동의가 되는 것이다

※동의(同意, Agreement))

의견을 같이한다는 말

“동의(同意)하십니까?”라는 말은 “이의(異意)가 없으십니까?”라는 용어로 바꿔서 사용한다.

※ 동의에는 여러 가지 종류가 있다. 처리하는 방법도 각각 다르다.

목적에 따라 원동의, 보조동의, 임시동의,우 선동의 등 네 가지로 나눌 수 있다.

 

4.(통상)회의 진행법

 

(통상)회의 진행법은, 동의, 개의, 재개의가 재청과 더불어 성립이 되었을 때,

1)동의 - 어떤 사안을 제안하여 실행하자고 결정을 요청하는 행위

(제안설명 /질의 /토론)

2)개의 - 동의의 근본적 의견에는 같이 하나 조금 수정하여 의견을 제시하는 것

3)재개의 - 동의나 개의 중에서 다르게 수정하여 의견을 제시하는 것

표결순서는 원칙상, 재개의, 개의 , 동의 순으로 표결합니다.